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大企業(yè)ISO質(zhì)量文件管理，面臨5大痛點(diǎn)

  • ISO體系規(guī)范與執(zhí)行難
    難以保持質(zhì)量、環(huán)境等體系的符合性和有效性
    不合格項(xiàng)的糾正和糾正措施難以落實(shí)
    內(nèi)審、外審和管理評(píng)審的有效運(yùn)行實(shí)施難以確保
  • 文件風(fēng)險(xiǎn)控制與追溯難
    信息傳遞不暢、流程沒有監(jiān)控手段，文件執(zhí)行困難
    不能追溯版本和修訂記錄，質(zhì)量問題追溯不便
    缺乏安全防控機(jī)制及外來文件的有效管控
  • 文件管理成本高、效率低
    需要專人投入、跟蹤、調(diào)整、修正，使文件利于運(yùn)用
    紙質(zhì)管理涉及大幅復(fù)印、打印、發(fā)放，成本高，浪費(fèi)嚴(yán)重
    文件量大時(shí)，處理周期長(zhǎng)、效率低，不能及時(shí)發(fā)放/回收
  • 文件保管與使用不便
    文件類型繁雜、數(shù)量多、版本多，管理混亂
    版本更新通知不到位、沒有及時(shí)回收更新導(dǎo)致版本不正確
    文件體系龐雜，關(guān)聯(lián)多份文件，快速查找調(diào)閱困難
  • 文件培訓(xùn)管理難成體系
    缺乏培訓(xùn)管理體系，文件大都下發(fā)部門自行學(xué)習(xí)，培訓(xùn)流于形式
    缺乏培訓(xùn)工具，培訓(xùn)學(xué)習(xí)記錄無法留痕，培訓(xùn)學(xué)習(xí)效果無法跟蹤

藍(lán)凌ISO文控管理平臺(tái)，助力文檔全生命周期管控

▲平臺(tái)架構(gòu)

  • 文件創(chuàng)建
    文控中心按照分級(jí)管理原則配置相應(yīng)的菜單導(dǎo)航欄，文控管理員可選擇相應(yīng)分類快速新建文件
    文件創(chuàng)建支持多渠道來源，包括單文件導(dǎo)入、模板導(dǎo)入、多文件批量導(dǎo)入、通過第三方系統(tǒng)寫入、外部網(wǎng)盤鏈接分享及移動(dòng)端直接上傳等

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  • 文件審批
    如果文件設(shè)定了審批流，則審批人進(jìn)行審批操作，審批通過后，文件即可發(fā)布到文控中心相應(yīng)分類下
    如該文件無需走審批流，則文件提交后直接發(fā)布，默認(rèn)可閱讀者能看到該文件

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  • 文件培訓(xùn)
    平臺(tái)支持培訓(xùn)課件發(fā)布—員工在線學(xué)習(xí)—員工在線考試—頒發(fā)證書等培訓(xùn)學(xué)習(xí)活動(dòng)
    培訓(xùn)學(xué)習(xí)記錄全程留痕，培訓(xùn)效果全程跟蹤

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  • 文件借閱
    文件發(fā)布后，有借閱權(quán)限的人員可以進(jìn)行文件借閱，從文件借閱、審批到歸還全流程在線管理
    為保障文件的安全性，借閱審批時(shí)可對(duì)附件權(quán)限進(jìn)一步控制，如禁止拷貝、下載、打印

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  • 文件更新
    平臺(tái)支持管理員對(duì)文件進(jìn)行編輯、完善，審批通過后，即可查看最新文件內(nèi)容
    同時(shí)支持對(duì)處于“發(fā)布”或“失效”狀態(tài)文件創(chuàng)建“新版本”操作，修訂過程中，原文件鎖定，新版本發(fā)布或取消后才可使用，文件或版本修訂均有記錄留痕

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  • 文件回收
    文件發(fā)布后，回收權(quán)限授權(quán)人可進(jìn)入詳情頁，點(diǎn)擊“回收”，填寫回收原因與日期，提起回收申請(qǐng)
    文件回收審批通過后，文件可閱讀者將無法查閱該文件，僅文控中心管理員可見

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  • 文件統(tǒng)計(jì)
    以圖表呈現(xiàn)每月運(yùn)營(yíng)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，方便用戶了解組織每月新增、更新了哪些文件，以及文件閱讀、點(diǎn)評(píng)、推薦、糾錯(cuò)的詳情
    設(shè)置最新文件、最熱文件、近期更新、失效、回收、廢止文件的公告區(qū)域，讓用戶了解文件最新變化情況

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  • 通知提醒
    可針對(duì)臨期文件設(shè)定提醒，當(dāng)?shù)竭_(dá)失效提醒時(shí)間時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)以待閱通知、郵件、短信等形式發(fā)送指定對(duì)象，便于相關(guān)人員及時(shí)知悉文件臨期的情況
    管理員可導(dǎo)出未讀人員名單，并向未讀人員發(fā)送待閱通知，方便管理員及時(shí)提醒未讀人員進(jìn)行文件瀏覽

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4大核心價(jià)值，支撐ISO文控管理高效、合規(guī)

  • 提效管理

    文件管理全程電子化，提升管理效率、降低管理成本

  • 規(guī)范執(zhí)行

    文件執(zhí)行全程監(jiān)控，所有記錄可追溯，保障執(zhí)行效果

  • 安全管控

    登錄限制、存儲(chǔ)加密、權(quán)限管理等多重安全機(jī)制，保證文件安全

  • 培訓(xùn)跟蹤

    通過培訓(xùn)計(jì)劃管理全面落實(shí)內(nèi)部培訓(xùn)機(jī)制，提升學(xué)習(xí)效果

選擇藍(lán)凌的4大理由

  • 01

    23年經(jīng)驗(yàn)沉淀

    依托在知識(shí)管理、文檔管理領(lǐng)域成熟的功能應(yīng)用和豐富的實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，可為ISO文控管理提供全面支持

  • 02

    科學(xué)體系支撐

    嚴(yán)格根據(jù)ISO文件管理標(biāo)準(zhǔn)，為企業(yè)搭建科學(xué)、合理的文控管理體系

  • 03

    系統(tǒng)快速落地

    基于藍(lán)凌成熟的KMS平臺(tái)，可靈活部署各類應(yīng)用模塊，實(shí)現(xiàn)快速落地建設(shè)

  • 04

    立體服務(wù)模式

    提供精準(zhǔn)“咨詢+IT”服務(wù)模式，確保ISO文件管理逐漸深入企業(yè)的業(yè)務(wù)核心

這些名企都在用

  • 雙槍科技

    筷子第一股”雙槍科技是一家領(lǐng)先的日用餐廚具供應(yīng)商，攜手藍(lán)凌共同打造全新ISO文控管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)ISO體系文件的信息化、流程化、安全管控，提升ISO質(zhì)量體系管理工作效率及合規(guī)性

  • 博力威

    “中國(guó)電池百強(qiáng)”博力威攜手藍(lán)凌構(gòu)建ISO文控管理平臺(tái)，覆蓋文件從創(chuàng)建、審批、發(fā)布、更新、借閱、回收、廢止的全生命周期流程，有效提升ISO文件管理質(zhì)量與效率

  • 比亞迪豐田

    攜手藍(lán)凌構(gòu)建ISO文控管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)ISO文件全生命周期在線管理，有效保證文件安全管控，落實(shí)文件內(nèi)部培訓(xùn)機(jī)制，進(jìn)一步提升了ISO質(zhì)量文件體系管理水平

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