多年以來，國家檔案局會同相關部門出臺了眾多法規標準，包括：環境保護檔案管理辦法、會計檔案管理辦法、審計機關審計檔案管理規定、高等學校檔案管理辦法、社會保險業務檔案管理規定（試行）等，而對檔案管理數字化建設，更是屢屢提及：
2017年，《企業數字檔案館（室）建設指南》印發，指出：企業數字檔案館（室）基礎設施建設應充分考慮檔案信息安全、保密的需要，盡量選擇技術上自主可控的設施設備。
2021年，《“十四五”全國檔案事業發展規劃》，明確提出要創新檔案業務監督指導方式，深入開展企業數字檔案館（室）建設，完成50家企業集團數字檔案館（室）建設試點。
2022年，國家檔案局啟動檔案行業標修訂，立項重點確定為以下三大領域：1、檔案信息化建設方面；2、檔案基礎業務及實踐急需方面；3、采用國際標準、國外先進標準方面。
2024年，《中華人民共和國檔案法實施條例》公布，文件指出：加強辦公自動化系統、業務系統歸檔功能建設，并與電子檔案管理信息系統相互銜接，實現對電子檔案的全過程管理。
歸檔效率低
文檔分散多部門、多系統，易丟失，人工收集效率低，影響應歸盡歸
整編難度大
檔案類別多、編號復雜，整編工作量大，人工處理成本高，更易出錯
查詢速度慢
檔案查詢流程慢、文件無關聯，搜索查閱周期長、不精準，影響業務
存用風險高
加密手段少、庫房無監控、安全執行不到位，檔案存貯利用風險難控
處理任務重
歷史存量檔案多，尤其紙質檔案數字化處理任務重，亟需智能化助力
業務集成難
檔案與項目、財務等系統沒有打通，業檔融合度低，影響歸檔與利用
數據分析少
檔案管理數據分析維度少，呈現不直觀，不利于決策支持與管理優化
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提升檔案管理效率
與業務系統打通接口，線上實現全自動歸檔，節省人工，提高效率。通過智能檢測、合規審核、自動整編、流程審核、數據洞察等，提效管理，助力決策
規范檔案業務流程
符合國家、行業標準，支撐管理制度流程E化，保障所有管理行為標準化；通過系統的輔助，進一步規范檔案業務流程，讓檔案應歸盡歸、管理全面合規
規避檔案存用風險
完整權限設計、審批制確保檔案歸檔、借出等環節責任到人，操作更合規；庫房監控、檔案脫敏、數據加密等多種方式，保障存用過程中的安全，降低風險
助力組織數智轉型
提升檔案數字化水平，充實企業數字化生態，為轉型創新提供更多支撐；改善檔案管理數字化用戶體驗，形成數字檔案人人用的習慣，培養企業新質生產力
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